Netiket

Etika Menulis Email

              Netiket atau Nettiquette adalah etika dalam berkomunikasi melalui email. Seperti halnya berkomunikasi melalui surat atau bertatap muka, berkomunikasi dengan email juga memiliki tata cara. Tata cara ini memberikan petunjuk mengenal etika dalam mengirimkan email. Berikut beberapa etika dalam mengirim email :

a.      Tidak sembarang mengutip

        Fasilitas ‘reply’ pada sebagian besar program milier biasanya akan mengutip pesan asli yang anda terima secara otomatis ke dalam isi surat anda. Jika harus mengutip pesan seseorang dalam jawaban email, usahakan menghapus bagian-bagian yang tidak perlu, dan hanya menggunakan bagian-bagian yang relevan saja.

b.      Perlukan email secara pribadi

       Jika seseorang mengirim informasi atau gagasan kepada anda secara pribadi, anda tidak sepatutnya mengirimnya ke forum umum, seperti kelompok grup, atau mailinglist. Email pada dasarnya adalah alat komunikasi personal.

c.       Jangan gunakan huruf kapital

       Dalam tata krama berkomunikasi secara tertulis seperti dengan email chat, penggunaan huruf besar biasanya dianggap berteriak. Sehingga akan mengakibatkan kesan yang kurang baik bagi penerima pesan.

d.      Jangan membicarakan orang lain

       Jangan membicarakan kondisi orang lain atau pihak lain, apalagi kejelekan-kejelekannya. Berhati-hatilah terhadap apa yang anda tulis. Email memiliki fasilitas bernama “forward”, yang mengizinkan si penerima akan meneruskannya (forward) ke orang lain.

e.      Jangan gunakan CC

       Jika anda ingin mengirim mail ke sejumlah orang (misalnya di mailinglist), jangan cantumkan nama-nama pada kolom CC. Jika anda melakukan hal itu, semua orang yang menerima email anda, akan bisa melihat alamat dari nama yang anda cantumkan di CC. Umumnya orang tidak suka bila alamat emailnya dibeberkan di depan umum. Selalu gunakan BCC (blind carbon copy). Dengan cara ini setiap orang hanya bisa melihat alamat emailnya sendiri.

f.        Jangan gunakan format HTML

       Jika anda mengirim sebuah pesan penting ke rekan anda, jangan gunakan format HTML tanpa anda yakin bahwa program email rekan anda memahami kode HTML. Jika tidak, pesan anda sama sekali tidak terbaca atau kosong. Sebaliknya, gunakan plain text.

g.      Jawaban secara masuk akal

       Jangan menjawab dua tiga pertanyaan dalam satu jawaban, seperti menjawab pesan email yang panjang lebar dengan satu kata ”ok”. Jawablah setiap pesan email yang anda terima secara masuk akal. Tulis kata yang menunjukkan bahwa anda menghormati orang yang mengirim email kepada anda.

post by : Elisa Kusuma (11)